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Zeitmanagement: Wie man verschiedene Aufgaben und Ziele unter einen Hut bekommt
Beim Selbstmanagement geht es darum, sich so zu organisieren, dass man ein bestimmtes Ziel möglichst effektiv und effizient erreicht. Eng damit verbunden sind das Zeitmanagement und das Stressmanagement.
Zeitprobleme sind wohl für die meisten Menschen allgegenwärtig. Ich möchte an dieser Stelle einmal die aus meiner Sicht wichtigsten Aspekte und einige ausgewählte Techniken dazu herausgreifen. Einerseits sollte Zeitmanagement selbst nicht übermäßig Zeit in Anspruch nehmen. Andererseits ist eine gewisse zeitliche Investition in die Planung und Organisation von Abläufen notwendig, um die Zeit besser zu nutzen. Dazu ein "Witz" oder wie man das folgende auch nennen mag:
(Internetfundstück) Es fängt natürlich damit an, dass man sich zunächst notiert, welche Aufgaben eigentlich anstehen. Es sind also Ziele zu formulieren, das Ganze möglichst konkret und mit Termin versehen. Ziele und Aufgaben sind dann in einen Terminkalender einzutragen. Die Betonung liegt auf einem Terminkalender, denn es ist wenig sinnvoll, mehrere Terminkalender zu führen oder vielleicht noch irgend eine Zettelwirtschaft zu betreiben - aufgrund des Risikos, dass man dann vielleicht doch einmal vergisst, etwas zu übertragen, und aufgrund des Aufwands beim Übertragen. - Ich selbst mache so etwas elektronisch mit Hilfe einer Excel-Datei, wobei ich außer den anstehenden Aufgaben auch die bereits abgearbeitete Aufgaben in einer zweiten Tabelle festhalte, falls ich später noch einmal wissen will, was ich wann gemacht habe.
Eine schöne Technik ist die sogenannte Eisenhower-Methode, benannt nach dem US-amerikanischen General und späteren Präsidenten. Die individuellen Ziele werden dabei hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in insgesamt vier Gruppen eingeordnet, mit denen dann folgendermaßen verfahren wird: 1. Wichtige und dringliche Aufgaben werden sofort selbst bearbeitet. 2. Wichtige aber nicht dringliche Aufgaben werden in einen Zeitplan aufgenommen und später selbst bearbeitet. 3. Nicht allzu wichtige aber dringliche Aufgaben werden delegiert. 4. Nicht wichtige und auch nicht dringliche Aufgaben landen im Papierkorb. Wobei natürlich nicht jeder die Möglichkeit hat, Aufgaben an andere zu delegieren...  In früheren Zeiten lebten die Menschen möglicherweise entspannter. Als die Minuten noch nicht zählten. Und manche Kirchturmuhr daher nur einen Stundenzeiger hatte. Planung und das Setzen von leistungsbezogenen Zielen sind zwar wichtig. Allerdings sollten nur etwa 60 Prozent der Arbeitszeit fest verplant werden, so dass auch genügend Zeitraum zur Abarbeitung unvorhergesehener wichtiger Dinge besteht. Dabei ist auch daran zu denken, dass Menschen im allgemeinen Schwierigkeiten haben, den Zeitaufwand für eine große Anzahl von Aufgaben zu planen. Es ist daher erforderlich, zunächst einmal auf Basis von Erfahrungswerten den Zeitaufwand für jede Aufgabe einzeln zu schätzen und das Ganze dann mit Pufferzeiten zu addieren - und nicht nur grob insgesamt zu schätzen! Es ist wichtig, in Abhängigkeit von der individuellen Leistungskurve auch Phasen der Erholung einzuplanen und auch solche Dinge wie etwa für eine Stunde spazieren zu gehen. Insbesondere bei geistig beanspruchenden Tätigkeiten dürfte sich das sehr positiv auf die nachfolgenden Leistungen auswirken. Dazu ist es sinnvoll, sich zunächst einmal zu beobachten, zu welchem Zeitpunkt man persönlich im Hinblick auf welche Aufgaben besonders leistungsfähig ist. Eine Methode, die verschiedene Aspekte integriert und sich v.a. auf die Tagesplanung bezieht ist die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert. Die Anwendung dieser Methode setzt voraus, dass man täglich einige Minuten in die Vor- und Nachbereitung der anstehenden Aufgaben investiert und dabei folgende Dinge berücksichtigt: A: Aufgaben, Aktivitäten und Termine in einen Tagesplan eintragen. L: Länge, d.h. die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe einschätzen. P: Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit fest verplanen). E: Entscheidungen hinsichtlich der Priorität von Aufgaben, des Kürzens, Weglassens und Delegierens treffen. N: Nachkontrolle der geplanten und tatsächlich erledigten Aufgaben (hat die Tagesplanung soweit funktioniert? welche unvorhergesehenen Dinge sind passiert und haben die Planung möglicherweise durcheinander gebracht?) Die ALPEN-Methode darf übrigens auch von Personen eingesetzt werden, die nicht in Süddeutschland, Österreich, der Schweiz oder Norditalien wohnen  Sind Sie sich eigentlich bewusst, was Sie selbst wollen? Und warum Sie bestimmte Dinge tun? Macht Ihre Arbeit Sie glücklich? Erreichen Sie auf diesem Wege persönliche Ziele? Wenn man trotz allem feststellen muss, dass man immer noch so viele Aufgaben zu bewältigen hat und eigentlich keine Zeit für Planung usw. blabla, so sollte man gerade einmal innehalten, sich vielleicht gerade eine Auszeit nehmen und folgende Fragen stellen. Ein wichtiger Punkt dabei ist das Hinterfragen bisheriger Arbeitsabläufe (siehe auch das weiter oben erwähnte Beispiel mit dem Waldarbeiter). Es kann in der Tat zeitraubend sein, wenn man nach dem ohne Plan absolvierten Großeinkauf noch einmal jeweils eine halbe Stunde für den Einkauf eines Stücks Butter, eines Brots oder von Taschentüchern aufwenden muss. Und es gehört auch dazu, bei zusätzlich übertragenen Aufträgen Nein sagen zu können. Was mancher allerdings erst lernen muss.  Es geht beim Zeitmanagement nicht darum, immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit unterzubringen. Wichtig ist, dass man sich realistische Ziele setzt, sich auch erholt und Zeit für angenehme Dinge nimmt. Ab und zu ist eine Pause notwendig. Und irgendwann muss es Feierabend sein. Wer ohne Pause und viel länger arbeitet, erzielt damit keine besseren Ergebnisse. ... Zum Thema Selbst- und Zeitmanagement biete ich auch Beratung, Vorträge, Seminare und Coachings an: 
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